¿Se puede enviar el documento informativo por correo o por WhatsApp?
Actualizado el . Revisado con los textos publicados en el BOE.
Sí, siempre que se cumplan tres condiciones: que la persona pueda abrirlo, que lo pueda guardar e imprimir, y que la empresa conserve la prueba de que lo envió o de que lo recibió. La norma no nombra ningún canal concreto; lo que fija son esos requisitos.
Qué dice la norma
El artículo 6.2 del Real Decreto 723/2026 dice que la información «se proporcionará y transmitirá en papel o en formato electrónico, siempre que sea accesible para la persona trabajadora, que se pueda almacenar e imprimir y que la empresa conserve la prueba de la transmisión o recepción». Y si la persona tiene una discapacidad o capacidad intelectual límite, la empresa debe asegurarse de que la información le resulte accesible y comprensible (art. 6.3).
Además, tiene que llegar antes de que empiece la relación laboral (art. 7.1). Si el contrato escrito que ya tiene la persona incluye todos los datos, no hace falta un documento aparte (art. 6.1).
Cada forma de entrega, una a una
- En papel: la forma más segura. Imprime dos ejemplares, uno para cada parte, y que la persona firme el recibí en el de la empresa.
- Por correo electrónico: adjunta el PDF, no lo pegues como texto, y guarda el correo enviado. Para tener también la prueba de la recepción, pide que te responda confirmando que lo ha recibido.
- Por WhatsApp u otra aplicación de mensajería: envía el PDF como documento, no una foto, para que se pueda guardar e imprimir con calidad. Pide que conteste confirmando la recepción y conserva la conversación o exporta el chat. Los avisos de «entregado» o «leído» de la aplicación ayudan, pero una respuesta expresa de la persona es una prueba más clara.
- Por un portal del empleado o una intranet: vale si la persona puede descargarlo y la empresa registra cuándo se le puso a disposición o cuándo lo abrió.
La prueba de la entrega es lo importante
Si la Inspección de Trabajo lo pide, la empresa tiene que poder demostrar que entregó la información y cuándo. No entregarla en los términos y plazos que marca la norma es una infracción leve (art. 6.4 de la LISOS); te lo contamos en qué multa hay si no se entrega. Guarda la prueba, como mínimo, mientras se pueda sancionar: tres años con carácter general (art. 4.1 de la LISOS).
Lo más sencillo es combinar canal y recibí: envía el PDF por correo o WhatsApp y pide que te devuelva firmado el recibí, o que firme el recibí en papel el primer día.
Con el generador
El generador de InfoContrato descarga el documento en PDF (o en Word) con dos ejemplares y un recibí con espacio para la firma y la fecha de entrega. El PDF se puede enviar por correo o por WhatsApp tal cual. Si después cambian las condiciones, puedes generar la comunicación del cambio y enviarla igual.
Fuentes
- Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre (BOE-A-2026-19200), artículos 6 y 7
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000), artículos 4.1 y 6.4
Esta página es informativa y no constituye asesoramiento legal. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consulta con una gestoría o con un abogado laboralista.